Unidad 7.6 La gestión documental en un sistema de gestión empresarial

 

Piensa en un hospital donde la gestión está soportada en un sistema ERP: el material sanitario fungible (compras, control del stock...), los recursos humanos (planning de trabajo, nóminas...), los recursos técnicos (uso de quirófanos, maquinaria especializada...), la facturación de los servicios... y la atención a los pacientes. Desde que un enfermo entra por causa de urgencia en el hospital, se identifica en el sistema y se lleva un seguimiento de todo el proceso de atención que se le dispensa. Este proceso está soportado en un protocolo estándar, es decir, un procedimiento previamente establecido que encadena una actividad con otra. En síntesis, podría ser algo así: identificación de datos personales, comprobación de si existe ya su historial médico, primer examen médico para derivarle al especialista adecuado, examen del especialista, petición de pruebas analíticas y de otro tipo, examen de los resultados, diagnóstico final y prescripción del tratamiento preciso.

En este contexto, identifica un tipo de documento electrónico que se genere en el sistema y sirva para dar soporte y testimonio de varias de estas acciones encadenadas. Si además eres capaz de describir un circuito de workflow asociado a este documento, que permita automatizar la cadena de trabajo del personal sanitario, habrás comprendido perfectamente el potencial de los ERP para solucionar procesos de trabajo corporativos de manera eficiente.

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En el hospital donde la gestión está soportada en un sistema ERP, donde entra un enfermo por causa de urgencia se generaría un expediente electrónico que daría soporte y testimonio de una serie de actuaciones encadenadas:

 

Primero, se generaría en el sistema un documento con los datos identificativos del enfermo (Datos de filiación), motivo de ingreso y fecha del ingreso.

 

Segundo, se localizaría el Historia Clínica con los antecedentes personales y familiares del paciente con otros diagnósticos, procedimientos y medicación suministrada en anteriores procesos. Esta información que se encuentra codificada con el CIE-9-MC debe estar en el sistema. Esta información localizada en el sistema se completa con nuevos datos tras realizar al paciente la exploración y las pruebas complementarias como temperatura, tensión arterial.

 

Tercero, el médico tras conocer los motivos de ingreso y analizar los antecedentes del enfermo solicita que se le realicen varias pruebas pertinentes como una radiografía, un electro y análisis de sangre. Para ello el médico tiene que comprobar en el sistema cuando hay personal y recursos disponibles para ello y solicitar la realización. El propio sistema le asignará al paciente una cita interna para realizarse la prueba que en todo momento el médico sabrá. Incluso podemos programar al sistema para que le salte una alerta al médico sobre la prueba de un determinado paciente.

 

Cuarto, una vez realizadas las pruebas el médico puede conocer el estado de las mismas a través del sistema. Por ejemplo, pongamos que el médico ha solicitado varios análisis de sangre, que cada uno va a un departamento determinado: hematología, bioquímica y microbiología. Como estamos diciendo que es un sistema integrado donde todos los departamentos están conectados el médico puede comprobar si las pruebas de cada departamento está en fase recepción de muestra (es cuando la muestra ha llegado al departamento que realiza el análisis), en proceso o terminado con los resultados correspondientes. Este médico tendrá información también sobre la radiografía y el electro.

 

Cinco, con los resultados de las pruebas clínicas y complementarias, los antecedentes familiares y personales, los motivos de ingreso, el médico facultativo realiza un juicio diagnóstico (aparecerá en este documento el diagnóstico principal y diagnósticos secundarios si tiene otras patologías (en algunos casos están asociadas al diagnóstico principal) .

 

Este documento del diágnostico pasará a ser un documento definitivo y llevará la firma del facultativo, el número de colegiado, la fecha. Este documento estará relacionado con los resultados de las pruebas clínicas de cada departamento, el documento de ingreso y los antecedentes personales y familiares. Este facultativo establecerá el tratamiento médico y el tratamiento quirúrgico. Para ello el médico o enfermera solicita a través del sistema la admisión del paciente a la planta determinada para realizarle el procedimiento quirúrgico. En caso de no haber camas disponibles el sistema le asignará otra cama de otra planta anexa o en caso de no estar disponible registrará la solicitud realizada para el ingreso del paciente. En cuanto haya un alta registrado en el sistema se asignará la cama a nuestro paciente. A través del sistema podremos saber cuando hay quirófano libre, personal médico, anestesista. Se solicita quirófano para nuestro paciente quedando registrada la solicitud en el sistema. El sistema avisará a nuestro médico de una fecha y una hora disponible. Además como hemos realizado antes, se programará el sistema para que realice una alerta un par de horas antes. En cuanto al tratamiento médico, el propio sistema avisará, programado anteriormente, del genérico de cada medicamento, la disponibilidad del medicamente y en caso de no haber stock otros asociados. Tras realizar todo ello, el médico le da el alta al paciente con algunas recomendaciones médicas, con la firma del facultativo y la fecha.

 

Como hemos indicado anteriormente el diagnóstico principal, diagnóstico secundario, procedimientos y pruebas asociadas a los diagnósticos están codificados con El CIE-9 MC o el CIE-10. A través de estos códigos el propio sistema calculará un coste económico que ha supuesto este paciente al hospital.

 

Cada procedimiento o cada diagnóstico tiene un peso económico. Por ejemplo: Se le asigna a una operación: cambio de una válvula del corazón que el coste del quirófano es tanto, el coste del personal y el cirujano tanto, este paciente estará 15 días ingresados por lo que el coste es tanto: Total da una cantidad aproximada de los costes y se le asigna un peso económico. Además el sistema puede realizar estadísticas y realizar comparativas de un año con otro.