Unidad 6.5 Digitalización de los documentos
Analice las ventajas e inconvenientes de la externalización de la digitalización de documentos que se comentan en el artículo. Si es aplicable, contextualice este análisis en su institución, proponiendo una de las tres alternativas que se mencionan: producción interna, externalización parcial o externalización total. Si el análisis no es aplicable a su institución, contextualice su comentario en alguna institución conocida
No estoy de acuerdo con algunas opiniones aportadas al debate sobre el servicio de digitalización. Creo que en ciertas ocasiones cuando no se requiere ni de personal adecuado, ni de recursos tecnológicos apropiados puede ser interesante contar con la externalización del servicio.
Lo ideal es realizar el servicio en la misma institución y contar con el personal y los recursos tecnológicos adecuados pero en instituciones menores esto no es posible. Es verdad, que como se ha dicho anteriormente, tiene una serie de desventajas como la vulnerabilidad, el alejamiento de los documentos al realizarse en las instalaciones de la empresa, falta de control y el problema del transporte, manipulación y seguridad.
Estas desventajas creo que se pueden disminuir de la siguiente forma:
1. Búsqueda de empresas de digitalización que tenga experiencia en el tratamiento documental y que hayan realizado servicios similares a instituciones homólogas. Además es preferible buscar empresas que utilicen normas técnicas como las ISO (creo que hay ISO para los metadatos) o que sigua las directrices para proyectos de digitalización de colecciones de fondos de dominio público de la CIA
2. Que la institución que contrata un servicio de digitalización marque claramente los objetivos y que la empresa adjudicataria a través del contrato disponga de medios personales, materiales y equipos necesarios para conseguir dichos objetivos.
3. Que la empresa contratada describa detalladamente los trabajos o tareas que se van a realizar para cumplir con los objetivos que el contratante quiere obtener. Esto último puede evitar sorpresas y mal entendidos.
4. Seleccionar en tu institución un responsable del contrato del servicio externo de digitalización para llevar a cabo el control y seguimiento. Este técnico debe estar en contacto con la empresa que realiza el servicio.
5. La institución que contrata los servicios debe llevar a cabo controles de calidad cada cierto tiempo sobre los trabajos realizados.
6. Se debe exigir a la empresa contratada que cuente con una póliza de seguros que cubra posibles daños a la documentación.
7. La empresa debe salvaguardar los derechos de propiedad intelectual y la confidencialidad de los datos protegidos. Esta exigencia creo que debe ser un compromiso por parte de la empresa y se debe reflejar claramente en el contrato