Unidad 6.3 Preservación y conservación del patrimonio digital
Un tema muy importante en la conservación de los documentos electrónicos es la distribución de responsabilidades. Es obvio que el modelo de archivo tradicional no dispone, en la mayoría de los casos, de los recursos ni de los medios técnicos suficientes para implantar y aplicar una política de preservación digital a largo plazo. Pero la competencia de la conservación sigue perteneciendo, legal y moralmente, a los archivos. ¿De qué forma se podría compaginar esta doble obligación? ¿Quien se debe responsabilizar de la preservación digital en una empresa o en un organismo público?
Creo que la responsabilidad tanto en la administración pública como en la empresa privada es de los directivos. Pero al afirmar esto no pretendo eludir responsabilidades como archivera o gestora de documentación. Creo que todos los que formamos partes de una organización tenemos parte de responsabilidad: Los directivos o gobernantes del sector público o privado deben poner a disposición recursos económicos, recursos humanos y visibilidad y prestigio al servicio de archivos en una institución o empresa. Este último punto me parece el más relevante para que toda el personal de un organismo o institución aplique las directrices marcadas por el servicio de archivos.
Además la clase política y los dirigentes deben hacer posible el desarrollo de políticas archivísticas en entornos electrónicos y dejar que se adopten estrategias de actuación con respecto a la gestión del documento electrónico
El personal de las unidades administrativas, deben aplicar la normativa o las directrices marcadas por el servicio de archivos. Los responsables de los archivos debemos influir en las estrategias de gestión de documentos. Cooperar en el diseño, la aplicación y la administración de los sistemas de archivo y establecer procedimientos prácticos para la conservación y accesibilidad de documentos electrónicos a lo largo del tiempo
En todas las organizaciones, administraciones y entidades públicas o privadas deben:
1 Realizar una tarea previa de planificación que contemple el mantenimiento y la sostenibilidad de los repositorios digitales que se deben o se quieren conservar de forma permanente, con su dimensionamiento a medio-largo plazo.
2 Tener claramente definidos los contenidos digitales a eliminar por la complejidad y el coste que representa la migración de formatos en un futuro.
3. Entender que, más allá de las herramientas es indispensable tener un sistema de gestión de los repositorios digitales sólido que englobe aspectos como una política definida, responsabilidades asignadas, calendarios de conservación y de eliminación y manuales de procedimientos
La norma ISO 30300, hace incapié en que la responsabilidad de la gestión documental dentro de una organización tiene el mismo nivel que cualquier otra responsabilidad gerencial de alto nivel, como la gestión de los recursos humanos, de las tecnologías o de la seguridad.