Unidad 4.6. Planificación, organización y comercialización de archivos fotográficos
Redacte una síntesis de 500 palabras como máximo de los ejes principales de un plan para organizar y comercializar un archivo fotográfico de 45.000 copias en papel (fototeca) perteneciente a una entidad deportiva fundada en 1902. Esta entidad, debido a su alto nivel económico, no solo tiene fotografías de los deportes que desarrolla (hípica, hockey hierba, polo, tenis, etc..) sino que además conserva imágenes de todas las personalidades de la realeza y de la alta burguesía de Catalunya y España, así como fotografías de la evolución de las instalaciones de la entidad. Como era costumbre, estas fotografías están pegadas en álbumes y carecen, en su mayoría de ningún tipo de documentación.
Plan de organización y comercialización de un archivo fotográfico de la entidad deportiva
Esta entidad consta de 45.000 copias en papel pegado en álbumes. No contiene los negativos originales ni documentación relacionada con la colección. No está digitalizado por lo que la información que nuestra entidad puede ofrecer en Internet es muy escasa. En la actualidad si nuestra entidad no está en la red no existe y por consiguiente difícilmente podemos realizar una planificación y comercialización de sus archivos fotográficos. Por ello vamos a marcar los pasos a seguir. Para organizar, planificar y comercializar la colección fotográfica de esta entidad debemos tener en cuenta los siguientes elementos:
1La naturaleza y características concretas del fondo o colección fotográfica de la entidad e interés que puede suscitar a los posibles usuarios. El fondo es bastante homogéneo (deporte) y determina el tipo de usuario que puede estar interesado en esta temática. Lo primero que la entidad se debe plantear es sobre el interés que puede ofrecer o suscitar la colección de fotografías al usuario tanto al especializado como al usuario común. En este caso los fondos contienen fotografías de la realeza y la alta burguesía de España y Catalunya, fotografías de los deportes que en esta entidad se desarrollan y fotografías de la evolución de las instalaciones de la entidad. Esta institución pretende darse a conocer a través de la difusión de su colección fotográfica
2 Propiedad legal de las imágenes y su posible uso. En este caso la entidad deportiva es la propietaria de la colección fotográfica, por lo que posee todos los derechos de uso y explotación de las mismas.
3 Tras analizar las características de la colección, el posible interés que puede suscitar al usuario y analizar que posee los derechos de uso y explotación, la institución debe iniciar un proyecto de digitalización para difundir los fondos documentales fotográficos y mejorar el servicio a los usuarios a través de la Web. Para realizar el proyecto de digitalización, la entidad debe contar con recursos económicos, herramientas, capacidad e infraestructura. Lo primero que debemos hacer es registrar, identificar, clasificar y ordenar las fotografías en papel. A continuación realizaremos la digitalización de la colección: es decir, la conversión digital. Durante la captura de la imagen los documentos se escanean a una resolución y a una profundidad de color predeterminada. Los ficheros resultantes se formatean y etiquetan de manera que se facilite a un ordenador su almacenamiento y recuperación. La resolución de las imágenes debe ser la adecuada para poder responder a las posibles demandas de los usuarios: para visualizar vía web, para impresión…
4. Por el problema de la obsolescencia que obliga a migrar cada cierto tiempo las imágenes a los nuevos soportes que aparecerán en el futuro, la entidad deportiva debe conservar los soportes originales o las copias (fototeca), que proteja las imágenes ante cualquier desastre.
5. Una vez preparado el producto que vamos a comercializar, las fotografías en soporte digital, con una resolución adecuada y con un sistema de protección que imposibilite la manipulación de las imágenes y el color, es imprescindible a la hora de difundir las imágenes en la red, realizar un proyecto técnico y documental que permita una búsqueda rápida y que nos permita descargar las imágenes con facilidad. El archivo debe estar correctamente organizado para asegurarnos la localización y uso de las imágenes. La eficacia de este proceso en gran medida viene condicionada por la elección adecuada de un software que asegure la gestión y salida a la web de los documentos fotográficos. Además este software debe estar capacitado para gestionar nuevas adquisiciones de fotografías.
6. A continuación, promocionaremos nuestra web utilizando todas las herramientas que nos ofrezca el marketing y la web 2.0, actualizáremos habitualmente los contenidos, y que estos a su vez sean notorios y visibles, (podríamos utilizar Canales de sindicación RSS para posibles clientes), sin perder de vista a nuestro usuarios potenciales y los trabajos de promoción de entidades similares a las nuestra. La documentación de las imágenes fotográficas está en función de las características de los fondos de cada archivos y del uso final que nuestros clientes van a hacer de las mismas. También es imprescindible informar a los foros y listas de distribución profesional, para intentar captar posibles usuarios.
7. Un elemento que debemos tener en cuenta para llevar a cabo la planificación y organización de las fotografías son las características del “host” que actuará como almacén/servidor; El almacenamiento de las imágenes genera un coste fijo a tener en cuenta en el momento de planificar nuestro proyecto. Una posible solución futura es el alquiler de servicios de almacenamiento y sistema de entrega a Proveedores de Servicios de Internet (PSI). Estos proveedores deben facilitar el acceso, un buen servicio técnico, almacenaje de imágenes con distinta calidad y resolución, disponibilidad las 24 horas del día los 365 días al año. En la realidad, los proveedores ofrecen un 99,999% de disponibilidad.
8. El servidor puede ofrecernos estadísticas sobre el acceso que los usuarios realizan a la página donde se difunde y ofrecen las imágenes de la entidad. A través de esta herramienta podemos evaluar si los métodos de difusión y marketing utilizados por la entidad son los adecuados, o por el contrario, si se necesita promocionar la colección a través de otras herramientas…
9. La Web de la entidad debe facilitar al usuario una vía o forma para poder solicitar las descargas o reproducciones de las imágenes, facilitando una forma de pago (copia y soporte), y políticas de reconocimiento (es decir, si son utilizadas para una exposición o publicación, debe ser citada la entidad).
10. Políticas de evaluación. Creo que sería interesante evaluar de alguna manera si los servicios que la entidad ofrece al usuario responde y satisface a las demandas de los usuarios. Esto podría valorarse a través de unas encuestas vía web y a través de las estadísticas de acceso nombradas anteriormente.
En este caso, al ser una entidad deportiva, no se ha buscado la comercialización de las imágenes como un sistema de negocio. Lo que la entidad ha querido conseguir a través del análisis de estos elementos es elaborar un plan estratégico de promoción de la imagen del archivo y asumir que la consecución de este objetivo pasa primordialmente por contar con una imagen e identidad institucional plenamente consolidadas. En este sentido es primordial formular una adecuada política de comunicación, donde la Web juega un importante papel, que permita una relación planificada y continuada con los usuarios.